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Machine mise sous enveloppe : notre guide d'achat


Indispensable aux services généraux des entreprises et collectivités, au sein des services courriers, les machines de mise sous enveloppe apportent gain de temps et confort aux entreprises qui les utilisent.

Car, il ne faut pas croire que l’arrivée et le développement des messageries électroniques a totalement tué le courrier. D’abord parce que certains documents doivent toujours être expédiés de matière traditionnelle, ensuite parce que l’usage de mailings papier est encore fréquent et permet des taux de conversion souvent meilleurs que les e-mailings. Les éléments à connaître avant de sélectionner votre machine d’automatisation de mise sous pli...


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Sommaire
 

Pourquoi utiliser une machine de mise sous enveloppe ?
 

De nombreuses entreprises ont compris l’intérêt de disposer d’une machine de mise sous enveloppe. Les principaux avantages de ces équipements étant :
 

  • • L’amélioration de la productivité des personnels du service courriers ou de votre secrétariat comme la capacité de gérer un volume important de courrier à traiter en un minimum de temps.

  • • Les économies réalisées en délivrant le personnel de cette tâche fastidieuse, chronophage et coûteuse (pliage des documents à mettre sous enveloppe et insertion) ce qui leur libère du temps pour d’autres activités (de façon général pour le même travail effectué manuellement, un employé met, en moyenne, 1 heure pour réaliser la mise sous pli d’une centaine de courrier, là où une machine ne mettra que quelques minutes pour traiter le même volume).

  • • La confidentialité de vos correspondances, car la mise sous pli rapide permet de conserver le secret des messages à vos contacts.

  • • La simplicité d’utilisation : la technologie aidant, ces équipements sont de plus en plus performants et de plus en plus simple à utiliser.

  • • La fiabilité du travail effectué.

 

Principales gammes de machines de mise sous pli…
 

De façon générale, on divise les machines de mise sous enveloppe en 3 catégories distinctes :
 

  • • Les machines d’entrée de gamme pouvant traiter jusqu’à 2.000 plis par heure.

  • • Les moyennes gammes : de 2.000 à 4.000 plis par heure.

  • • Les hauts de gamme : plus de 4.000 mises sous plis par heure.

 


Machine mise sous pli 900 plis / H | Mise sous enveloppe 3500 plis / H
 

Comment bien choisir son équipement ?
 

Pour sélectionner la machine de mise sous enveloppe répondant le mieux à vos besoins, voici les éléments essentiels à prendre en compte à l’heure du choix :
 

  • • Quel volume de courrier traitez-vous généralement ? Le volume de traitement est variable d’un modèle de machine à l’autre. Pour effectuer le bon choix, identifier le nombre de courrier que vous traitez habituellement, et prenez également en compte les périodes exceptionnelles, car qui peut le plus peut le moins également en matière de traitement du courrier.
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  • • De combien de temps disposez-vous pour effectuer le traitement des courriers ? Suivant les process de votre entreprise, vous pouvez avoir à gérer au fil de l’eau des courriers ou bien avoir à mettre sous pli des centaines de documents en fin de journée pour une expédition le soir même… Cela peut grandement orienter votre choix vers une machine proposant plusieurs bacs de chargement pour effectuer le travail en un minimum de temps.
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  • • Quel type et format (A4, C4, C5, C6, DL…) de courriers traitez-vous ? De quel grammage ? De la même façon, toutes les machines ne traitent pas forcément tous les formats, ni toutes les qualités de papier (grammage) : là encore identifiez les formats que vous utilisez le plus communément.
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  • • Le nombre de documents à insérer dans les enveloppes ? Courrier simple ou mailing composé de plusieurs documents ? Veillez à vérifier également l’épaisseur acceptée par enveloppe.
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  • • Les fonctionnalités proposées par l’équipement de mise sous pli dont vous pouvez avoir besoin ?
     
    • - Autoset : la taille de l’enveloppe est sélectionnée par la machine en fonction des documents à insérer,
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    • - Alimentation horizontale : pour mettre sous enveloppe des documents de type brochure,
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    • - Reconnaissance par marquage optique : via un marquage sur les documents cette fonctionnalité permet de gérer des envois personnalisés


Pour allez plus loin, lisez l'article de notre blog : Comment aménager son service courrier ?

 

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