Comment aménager son service courrier ?

Comment aménager son service courrier ?

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On ne peut le nier, le marché du courrier est en perte de vitesse, du fait des communications électroniques (l’Observatoire des activités postales de l’ARCEP le démontre). Cependant, nombre de documents doivent toujours faire l’objet d’une transmission postale traditionnelle (fiches de paie, documents administratifs, contrats, factures…). Dans un tel contexte, il convient de considérer la salle courrier non pas comme un centre de coûts mais comme une phalange créatrice de valeur et d’économies des Services Généraux de l’entreprise. Pour y parvenir encore faut-il savoir comment aménager son service courrier…


Le service courrier d’une entreprise doit suivre les besoins et évolutions du courrier lui-même. On le sait, le digital et les échanges électroniques font mal aux courriers postaux traditionnels. Est-ce une raison suffisante pour négliger le Service Courrier de votre entreprise ? Sans doute pas… Plusieurs raisons justifient cette position :
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  • • Le courrier papier reste un acteur majeur dans la vie de l’entreprise.
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  • • La bonne organisation du service courrier permet d’être réactif et d’assurer une image qualitative de l’entreprise (une réclamation par courrier non traitée parce que la demande s’est perdue dans les couloirs, ce n’est pas très bon !!!).
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  • • Le service courrier permet d’assurer la nouvelle gestion des documents entrants et / ou sortants (numérisation pour archivage électronique).
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  • • Etc.


 
Les principales missions du service courrier…
 
 
On le voit rapidement, les opportunités d’amélioration du service courrier sont aussi nombreuses qu’importantes. Mais, pour bien l’organiser encore faut-il avoir à l’esprit l’ensemble des missions que doit remplir ce service. Ici on peut lister :
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  • • La réception et le tri des courriers entrants / sortants.

  • • L’ouverture des courriers entrants.

  • • La mise sous pli et l’affranchissement des courriers sortants.

  • • L’emballage de colis, l’affranchissement.

  • • Le dépôt postal.

  • • La traçabilité des éléments.

  • • La diffusion au sein des services de l’entreprise.

  • • La numérisation des courriers traités.

  • • Etc.

Une fois cette liste établie, il convient, avant d’investir, de mesurer les besoins de chacun de ces postes. Cet audit du service permet de mesurer le niveau d’investissement nécessaire pour répondre à chacun des postes. La logique étant ici le "qui peut le plus peut le moins". Il faut donc prendre en compte l’ensemble des périodes, sans oublier les temps de fortes activités postales. 

 
Quelle organisation mettre en œuvre ?
 
 
Pour parfaire l’organisation et maximiser la productivité des personnels en charge du courrier (qu’il s’agisse d’une personne seule comme dans les PME / PMI) ou d’un service conséquent (grand compte), il est nécessaire de séparer les flux…
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  • • Le flux entrant (les courriers et colis acheminés par la Poste à l’entreprise). Ce flux nécessite d’être équipé d’ouvre lettre (automatique ou manuel)  pour simplifier le travail, d’une zone de tri  avec des meubles type trieur courrier (pour répartir les courriers auprès des services destinataires), de timbres dateurs (indiquant la date de réception du courrier) et de chariots de distribution du courrier (il en existe une grande variété qui s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise – dimensions, contenances, montant ou non les escaliers, avec ou sans protection si l’on doit ou non circuler à l’extérieur…).
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  • Le flux sortant (les courriers et colis à remettre aux services postaux pour acheminement). De son côté, il est nécessaire de réutiliser le chariot pour courrier afin de collecter les plis à poster, de meubles trieurs (pour séparer les différents type d’envoi – recommandés, France métropolitaine vs étranger…), de disposer d’une machine de mise sous enveloppe (il existe une grande variété de modèle suivant le volume à traiter) comme d’une machine à affranchir.
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On le voit chacun de ces flux disposent de moyens dédiés, à l’exception peut-être des chariots pour courrier et meubles trieurs qui peuvent servir aussi bien pour l’un que pour l’autre. En outre, des tables et autres meubles de rangement pour le stockage des enveloppes et accessoires d’expédition (rouleau adhésif, étiquettes pour machines à affranchir…) se doivent d’être présents dans la salle courrier.

Ainsi équipé, le service courrier de l’entreprise gagne en fluidité et évite les erreurs (perte de plis, affranchissement surdimensionné, traçabilité)… De quoi faire de nombreuses économies ! 
 
Pour aller plus loin
 
 Observatoire des activités postales de l’Autorité de régulation des communications électroniques et des postes (ARCEP) publié le 15 octobre 2015.
 
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