Ouvre lettre automatique : notre guide d'achat

Les entreprises qui doivent gérer un grand nombre de plis ont pour habitude d’équiper leur service courrier de machines de mise sous pli et à affranchir. Cependant, qui dit expédition en grand nombre de courriers, dit généralement réception en nombre tout aussi important de plis. D’où l’intérêt d’équiper votre service courrier d’un ou de plusieurs ouvres lettres automatique.
 


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Sommaire
 

Qu’est-ce qu’un ouvre lettre automatique ?

 

Un ouvre lettre (ou ouvre enveloppe) automatique est un équipement de bureautique permet de gérer rapidement et facilement un grand volume de courrier entrant, en évitant la "corvée" de l’ouverture manuelle et à l’unité de plis entrants. 

C’est un équipement qui s’installe aussi bien les services courriers des grandes entreprises que ceux des administrations et collectivités, ainsi que le secrétariat de plus petites entreprises, d’associations, de cabinets privés (médicaux, notariaux, comptables…). L’usage de l’ouvre lettre automatique n’étant pas lié à la taille de la structure mais au volume des courriers réceptionnés quotidiennement par celle-ci.



 

Quels sont les principaux avantages de cet équipement de traitement du courrier entrant ?

 

Les raisons de s’équiper d’un ouvre lettre (automatique ou non) sont nombreuses. On peut citer :
 

• La productivité : les personnels des services courriers n’ont pas à passer de longues heures à ouvrir un à un des courriers, d’autant que dans la plupart des cas, le plus important n’est pas d’ouvrir le pli mais de traiter son contenu… Avec un ouvre lettre automatique, vos équipes sont plus productives et les services devant traiter les messages plus rapidement alimentées. Les plus productifs permettent d’ouvrir plusieurs milliers de lettres par heure !

• L’universalité de cet équipement de bureautique : la plupart des ouvre lettre automatique permettent d’ouvrir tous types de formats de courriers. Ce qui évite d’avoir à trier le courrier avant l’ouverture.

• La mesure des ressources nécessaires au traitement des courriers : en effet, les ouvres lettres automatiques sont munis d’un compteur, ce qui signifie qu’après quelques jours ou semaines d’exploitation vous avez une idée précise du nombre de courrier reçu et donc de l’effectif nécessaire au traitement du contenu des enveloppes.

• La simplicité d’usage : cela a beau être une machine, un ouvre lettre automatique est très simple d’utilisation et ne nécessite pas de qualification spécifique.

• Etc.

 

 


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De quoi se compose un ouvre lettre automatique ?

 

Cet équipement est général compact (la taille est généralement variable en fonction de la capacité d’ouverture de la machine) et se compose de :
 

• Un plateau d’alimentation où sont posées les enveloppes à ouvrir.

• Couteaux ou de lames (avec un système auto-affûtant) permettant d’ouvrir proprement et sans déchirure les enveloppes.

• Un système de sécurité qui arrête automatique la machine en cas de bourrage papier ou d’ouverture de la machine, afin d’éviter les risques pour le personnel.

• Un bac de réception où sont éjectées les enveloppes après ouverture.


 

Comment choisir un ouvre lettre automatique ?

 

Les principaux critères à prendre en compte au moment de choisir un ouvre lettre automatique sont les suivants :
 

• Le volume de courrier entrant à traiter : une fois moyenné vous savez quelle machine choisir afin de répondre à vos besoins les plus fréquents.

• La rapidité du traitement de l’ouverture des plis : suivant que vos courriers entrants doivent être traités plus ou moins rapidement, il peut s’avérer de retenir un ouvre lettre automatique proposant un volume d’ouverture à l’heure plus ou moins important.

• L’espace dont vous disposer au sein de votre service courrier ou de votre secrétariat pour installer la machine, sans oublier de penser à la présence d’une arrivée électrique (prise secteur).

• La présence de la norme CE.

 

Pour allez plus loin, lisez l'article de notre blog : Comment aménager son service courrier ?

 

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